Toegankelijke PDF’s voor (semi-)overheid

Halverwege 2018 kregen we voor het eerst de vraag van de gemeente Amsterdam, waar wij veel grafische vormgeving voor verzorgen of we de beleidsnota, die we net vormgegeven hadden ook ‘web toegankelijk i.v.m. de digitale toegankelijkheid’ konden maken. Euhh, web toegankelijk maken zeg je? De PDF? We wisten natuurlijk wel wat er speelde op het gebied van toegankelijkheid voor websites van overheidsinstanties, maar dat er ook eisen werden gesteld aan PDF’s die via de website downloadbaar zijn, dat was nieuw voor ons.

Digitoegankelijkheid

‘De digitoegankelijkheid komt voort uit het recht van ieder mens om mee te doen in de maatschappij. En kunnen gebruikmaken van alle mogelijkheden die het internet, computers en smartphones bieden hoort daar natuurlijk bij.’ Zo lazen wij op de website van de digitale overheid. Niet alleen is dit een mooi streven, maar voor de (semi-)-overheid ook verplicht.

Er blijkt zelfs een Europees besluit over te zijn gemaakt, in Nederland bekend onder de naam DigiToegankelijk. In dit besluit staat dat vanaf 23 september 2019 alle informatie op nieuwe websites en apps toegankelijk moet zijn. En van september 2020 voor alle websites en apps, dus ook de bestaande. Ook het toegankelijk aanbieden van documenten die zijn gepubliceerd op websites zoals PDF’s en Word bestanden vallen hieronder.

En zoals de digitale overheid op haar website al constateert is een ‘PDF een complex formaat en een toegankelijke PDF maken niet makkelijk’.

toegankelijk document vormgeven

Goed terugkomend op de vraag; nee, dat konden we dus niet. Maar omdat wij ook wel aanvoelden dat we deze vraag vaker gingen krijgen, besloten we tot een update van onze kennis met de cursus Toegankelijke documenten met Adobe Indesign.

Hier leerden we de belangrijke aandachtspunten bij het vormgeven van documenten:

  • Structuur (koppen, lijsten, paragrafen etc.)
  • Links (leesbaar, zelfverklarend)
  • Kleurcontrast en kleurgebruik
  • Navigatie, leesvolgorden (bij kolommen en bladwijzers)

toegankelijke pdf overheid

Meer over vormgeving voor toegankelijkheid vind je via Digitoegankelijk.

Samenwerking communicatieadviseur en vormgever bij toegankelijkheid

Voor communicatie-adviseurs en andere mensen die vormgevers aansturen binnen de gemeente en andere overheidsinstanties is het daarom belangrijk dat er bij de start van elk project samen met de vormgever nagedacht wordt over de toegankelijkheid. Denk eraan dat de aangeleverde tekst alvast goed van structuur m.b.t de koppen en subkoppen, geef aan wat functionele afbeeldingen zijn (die benoemd worden in de PDF) en decoratieve afbeeldingen (die onvermeld blijven) en geef een beschrijving aan de functionele afbeelding. Maak je gebruik van een infographic in het document, zorg ervoor dat deze ook uitgeschreven is en vereenvoudig tabellen zo veel mogelijk.

Wat de ieders rol en verantwoordelijkheid is bij het toegankelijk maken lees je in dit overzichtelijke document Digitale toegankelijkheid in jouw organisatie.

Wil je graag weten hoe andere overheden omgaan met het digitaal toegankelijk maken, bezoek dan eens dit platform. Een community die elkaar willen helpen door vragen, ervaring en kennis uit te wisselen over het publiceren van toegankelijke informatie.

Ter aanvulling dit blog over Digitale toegankelijkheid & contentcreatie heel interessant om te lezen.

Meer weten over toegankelijke bestanden?

Natuurlijk is dit maar een greep uit de voorwaarden waar een toegankelijke PDF aan moet voldoen. Voor het toegankelijk maken van je bestanden of een check of de bestanden op de juiste wijze toegankelijk zijn gemaakt kan je bij het beste even contact met ons opnemen.